Sócio de fato e prestação de contas: por que a informalidade societária não desaparece fora do contrato social

A empresa pode ter um contrato social formalmente atualizado e, ainda assim, enfrentar uma disputa sobre direitos construídos antes do registro. Promessas de participação, divisão recorrente de resultados, atuação na gestão, aporte de recursos e documentos privados podem formar um histórico societário que não desaparece porque a Junta Comercial ainda não recebeu a alteração.

Em agosto de 2026, o Superior Tribunal de Justiça divulgou decisão que reforça esse risco. No REsp 2.085.219, a Quarta Turma reconheceu que a ação de exigir contas contra administrador não depende, por si só, da inclusão formal do autor no contrato social, desde que exista prova do vínculo jurídico e que o período e as razões do pedido sejam delimitados. A decisão não reconhece qualquer colaborador informal como sócio. Ela mostra que a realidade documentada pode anteceder o registro.

O que o STJ decidiu e o que não decidiu

No caso julgado, a autora havia adquirido participação no capital social por acordo celebrado na separação conjugal, mas a alteração contratual foi registrada anos depois. O STJ admitiu a exigência de contas referente ao período anterior ao registro, porque havia base jurídica específica para a participação e delimitação temporal do pedido. A Corte também mencionou o prazo prescricional de dez anos aplicável à pretensão analisada.

A leitura empresarial deve ser cuidadosa. O precedente não elimina o valor do registro nem torna irrelevante o contrato social. Também não autoriza presumir sociedade a partir de amizade, cargo, remuneração variável ou colaboração intensa. Seu efeito prático é outro: a defesa não pode depender exclusivamente da ausência do nome no quadro societário quando documentos e condutas mostram uma relação jurídica anterior.

Contrato social, vínculo jurídico e prova cumprem funções diferentes

O registro empresarial produz publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos arquivados. Ele organiza representação, capital, administração e oponibilidade perante terceiros. Por isso, continua sendo o principal instrumento de formalização. Mas não substitui a análise de contratos paralelos, acordos de separação, cessões, promessas de quotas, opções, vesting, aportes e deliberações.

O Código Civil também reconhece que sociedades sem inscrição são regidas, enquanto não registrados os atos constitutivos, pelas regras da sociedade em comum. Entre os próprios sócios, a existência da sociedade deve ser provada por escrito; terceiros podem demonstrá-la por qualquer meio. Já os administradores têm dever de apresentar contas justificadas e balanços, e os sócios possuem direitos de informação nos limites legais e contratuais.

Na prática, a disputa costuma girar em torno de quatro perguntas: qual era o título jurídico da participação; quando o vínculo começou e terminou; quais poderes ou expectativas foram atribuídos; e que documentos permitem reconstruir receitas, despesas, retiradas, dividendos e decisões. O contrato social responde a parte dessas perguntas, mas raramente todas quando a formalização ocorreu tarde.

Onde a informalidade se transforma em risco financeiro

Promessas de participação sem instrumento completo

Fundadores frequentemente usam mensagens, planilhas ou apresentações para prometer participação futura. Se não houver condição de aquisição, prazo, critérios de desempenho, eventos de saída, recompra e tratamento de propriedade intelectual, o incentivo pode virar litígio. O problema aumenta quando a pessoa já participa de reuniões, vota informalmente ou recebe valores descritos como distribuição.

Administração sem segregação de contas

Quando despesas pessoais, adiantamentos, mútuos e pagamentos corporativos circulam sem justificativa e documentação, a prestação de contas se torna difícil mesmo para gestores de boa-fé. O risco discutido no conteúdo sobre confusão patrimonial também aparece aqui: informalidade contábil reduz a capacidade de provar a finalidade de cada fluxo e pode ampliar a disputa por patrimônio e responsabilidade.

Saída sem fechamento do período

A saída de um sócio, administrador ou beneficiário de promessa de participação precisa encerrar acessos, poderes, valores pendentes e deveres de informação. A alteração registral é indispensável, mas deve vir acompanhada de balanço, memória de cálculo, quitação calibrada, regras de confidencialidade e tratamento de passivos. O artigo sobre responsabilidade do ex-sócio mostra por que o efeito temporal da saída não pode ser tratado como detalhe burocrático.

Controles que reduzem a disputa sem paralisar o negócio

Formalize o título antes de entregar poderes

Se a participação depende de evento futuro, o instrumento deve dizer claramente se existe promessa, opção, vesting, bônus ou simples expectativa comercial. Também deve definir quem delibera, quando ocorre a aquisição, como se calcula a participação e o que acontece em caso de desligamento, incapacidade, venda da empresa ou descumprimento.

Crie uma trilha de deliberações

Reuniões de sócios e decisões de administração devem gerar atas ou registros com data, participantes, conflito de interesses, decisão e documentos de suporte. Aprovações por mensagem podem ser preservadas, mas não devem ser o único sistema de governança. A trilha precisa estar conectada aos lançamentos contábeis e aos poderes bancários.

Feche contas por período, não apenas no fim da relação

Balancetes, demonstrações, extratos, contratos, notas e comprovantes devem ser reconciliados em rotina compatível com o porte da empresa. Divergências são mais simples de explicar quando identificadas no mês ou trimestre, e não anos depois. A obrigação de prestar contas não deve ser confundida com entrega indiscriminada de dados: acesso, confidencialidade e proteção de informações de terceiros precisam ser organizados.

Registre a alteração sem intervalo desnecessário

Documento privado e registro cumprem papéis complementares. Depois de assinado o instrumento que altera participação ou administração, a empresa deve controlar protocolo, exigências, arquivamento e atualização de bancos, contratos, procurações, cadastros e sistemas. O intervalo entre a realidade negociada e a realidade pública é uma fonte previsível de conflito.

O risco também aparece em investimentos e aquisições

Uma due diligence empresarial deve comparar contrato social, cap table, acordos, livros, atas, declarações fiscais, contabilidade e pagamentos a pessoas ligadas. Se alguém se apresenta como fundador, conselheiro ou beneficiário econômico sem refletir nos documentos centrais, a divergência precisa ser explicada e tratada como condição da operação.

Em uma due diligence de M&A, a contingência pode afetar preço, indenização, retenção, garantias e fechamento. Não se trata apenas de descobrir um sócio oculto. É preciso verificar direitos econômicos, opções, empréstimos conversíveis, compromissos de emissão, disputas familiares e pessoas que exerceram administração de fato.

Um teste objetivo para conselhos e fundadores

A governança está madura quando qualquer alteração de participação consegue ser reconstruída em uma linha do tempo única: negociação, instrumento, aprovação, pagamento, registro, contabilidade, poderes e comunicação a terceiros. Se cada área mantém uma versão diferente, o contrato social pode estar correto e ,ainda assim, a empresa permanece exposta.

A decisão do STJ não reduz a importância da formalização. Ela aumenta o custo de formalizar tarde e de conservar documentos contraditórios. O SMN pode apoiar a revisão do histórico societário, a regularização de participações e poderes, a estruturação da prestação de contas e a preparação de operações de entrada ou saída com melhor segurança probatória.